Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì ?

-Trong xu thế hội nhập và phát triển, Việt Nam đã mở rộng giao lưu với tất cả các nước trên thế giới. Vì vậy, nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu là điều tất yếu.

- Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

- Về nguyên tắc, cơ quan Nhà nước Việt nam chỉ chấp nhận xem xét các giấy tờ, tài liệu đã được chứng thực lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.

2. Cơ sở pháp lý ?

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

-Thông tư số 01/2012/NĐ-CP ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.

- Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

 - Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 5/7/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài Chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

Ảnh minh họa

3. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự 

3.1 Thủ tục thông thường:

- Bước 1: Giấy tờ phải được dịch ra tiếng việt và công chứng tại tổ chức công chứng có thẩm quyền tại nước sở tại.

- Bước 2: Giấy tờ ở bước 1 sẽ được chuyển cho Cơ quan ngoại giao nước sở tại để làm thủ tục chứng thực

- Bước 3: Các giấy tờ ở bước 2 sẽ chuyển cho cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước sở tại để hợp pháp hóa lãnh sự

Lưu ý: bản dịch tiếng việt có thể thực hiện tại Phòng tư pháp của UBND quận huyện tại Việt Nam hoặc Phòng Công chứng tại Việt Nam dịch và xác nhận bản dịch tiếng Việt. 

3.2 Thủ tục đặc biệt

 - Điều kiện: Cơ quan đại diện của nước A tại Việt Nam phải được trao quyền Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam (Một số nước không được trao quyền như: Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý, …). Chữ ký của Công chứng viên đó có đăng ký với Cơ quan Đại diện ngoại giao của A tại Việt Nam.

-  Bước 1: Giấy tờ phải được dịch ra tiếng việt và công chứng của tổ chức công chứng có thẩm quyền ở nước sở tại hoặc tại Bộ ngoại giao nước sở tại ở Việt Nam.

- Bước 2: Giấy tờ xong ở bước 1 chuyển cho Cơ quan đại diện ngoại giao nước  sở tại Việt Nam làm thủ tục chứng nhận

-  Bước 3: Chuyển giấy tờ bước 1 cho Cơ quan đại diện Việt Nam ở  nước ngoài hoặc Cục lãnh sự để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Lưu ý: bản dịch tiếng việt có thể thực hiện tại Phòng tư pháp của UBND quận huyện tại Việt Nam hoặc Phòng Công chứng tại Việt Nam dịch và xác nhận bản dịch tiếng Việt. 

4.Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

- Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;

đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.

- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

- Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.

- Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

5. Dịch  vụ của Trí tâm về thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự

Chúng tôi hân hạnh cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói, thẩm định tính hợp pháp của tài liệu, giấy tờ và thay mặt cho các tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền với chi phí hợp lý nhất. Dịch vụ gồm các bước cơ bản sau:

- Dịch thuật tài liệu cần chứng Hợp pháp hóa lãnh sự;

- Lấy dấu chứng thực tư pháp các bản dịch trên;

- Lấy dấu hợp pháp hóa lãnh sự;

- Lấy dấu đại sứ quán, lãnh sự quán theo yêu cầu.