Hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ là gì?

Hợp thức hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính nhằm xác nhận giá trị của một văn bản được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký cũng như tư cách của người ký văn bản đó​.

Khi công dân của một nước muốn một văn bản được cấp bởi cơ quan nhà nước của nước đó để có hiệu lực tại một nước khác hoặc ngược lại. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì Hợp pháp thức lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để những giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và có hiệu lực sử dụng tại Việt Nam. Thủ tục này không bao gồm việc chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Tuy nhiên, một số tài liệu có thể được miễn hợp thức hóa lãnh sự nếu thuộc các trường hợp sau:

1. Những tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc nguyên tắc có đi có lại theo luật quốc tế.

2. Tài liệu được chuyển giao trực tiếp/ qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Những tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Các tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam/ nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, phù hợp với quy định pháp luật của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Bên cạnh đó, quý khách hàng cũng cần lưu ý các trường hợp tài liệu không được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự dưới đây:

1. Tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa mà không được đính chính theo quy định pháp luật.

2. Giấy tờ mà trong hồ sơ đề nghị chứng nhận / hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

3. Giấy tờ giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận không đúng thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Các giấy tờ, tài liệu có chữ ký và con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

5. Những iấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.