Theo Luật Doanh nghiệp 2014 doanh nghiệp có cần con dấu hay không?

 Từ khi Luật Doanh nghiệp được thông qua vào tháng 11-2014 đến nay, đã có quá nhiều thông tin khẳng định về việc bỏ con dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, đó chỉ là mong muốn mà không đúng trên thực tế. Việc hiểu nhầm là do những quy định trong luật không rõ ràng. Luật Doanh nghiệp năm 2014, không những vẫn bắt buộc doanh nghiệp phải đóng dấu mà việc sử dụng con dấu còn trở nên phức tạp, rắc rối hơn trước. Luật Trí Tâm phân tích một số quy định để quý khách hàng nắm bắt:

 

Khoản 1, điều 44 về “Con dấu của doanh nghiệp”, Luật Doanh nghiệp năm 2014 chỉ quy định “Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp”, chứ không hề quy định doanh nghiệp có quyền quyết định việc giữ hay bỏ con dấu. Cũng không loại trừ cách hiểu, nếu đã được quyền quyết định số lượng con dấu, thì doanh nghiệp cũng có thể ấn định con số bằng không.

 

Luật tiếp tục không rõ khi tại khoản 9, điều 97 về “Chế độ làm việc, điều kiện và thể thức tiến hành họp hội đồng thành viên”, đã quy định, hội đồng thành viên có quyền “sử dụng bộ máy điều hành, bộ phận giúp việc (nếu có) và con dấu của công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình”. Từ “nếu có” trong đoạn này chỉ được làm rõ cho bộ phận giúp việc (có thể có hoặc không), mà không giải thích cho từ “con dấu”.

 

Quy định mới của Luật Doanh nghiệp về con dấu là quy định đổi mới nửa chừng, khiến mọi việc trở nên không rõ ràng và tạo ra nhiều sự phức tạp, rủi ro hơn.

 

Nhưng đến điểm e, khoản 1, điều 120 về “Cổ phiếu”, thì lại quy định: Cổ phiếu phải có một trong các nội dung bắt buộc là “dấu của công ty (nếu có)”. Chữ “nếu có” ở đây, sẽ được hiểu là doanh nghiệp có thể có hoặc không có con dấu.

 

Tuy nhiên, các quy định tiếp theo của luật đã loại trừ khả năng doanh nghiệp không có con dấu.

 

Phải đóng dấu theo luật định

 

Khoản 4, điều 44 nói trên của Luật Doanh nghiệp đã quy định rõ, vẫn buộc phải đóng dấu trong trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định. Có ít nhất hai dạng quy định của pháp luật như sau: Thứ nhất, có quy định rõ ràng là phải đóng dấu. Ví dụ khoản 4, điều 19 về “Lập chứng từ kế toán”, Luật Kế toán năm 2003 quy định: Liên chứng từ kế toán “gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán”. Thứ hai, không quy định rõ trong phần chính của văn bản, nhưng lại có cụm từ “ký tên, đóng dấu” ở cuối các giấy tờ, mẫu biểu kèm theo. Trường hợp này sẽ gây tranh cãi bất phân thắng bại rằng, đó là bắt hay không bắt buộc phải đóng dấu? Còn trường hợp thứ nhất thì hiển nhiên là phải đóng dấu.

 

Có tới hàng chục văn bản, từ thông tư cho tới luật, đang quy định bắt buộc phải đóng dấu. Một doanh nghiệp bình thường thì cần phải có tài khoản và giao dịch qua ngân hàng. Mà chứng từ giao dịch bằng giấy với ngân hàng của các doanh nghiệp thì bắt buộc phải đóng dấu theo quy định tại điểm c, khoản 1, điều 8 về “Ký chứng từ kế toán ngân hàng”, Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12-12-2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

 

Đặc biệt là Luật Thuế giá trị gia tăng hiện hành quy định, giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải được thực hiện thanh toán không bằng tiền mặt và thông qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Tất nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ mua bán hàng hóa, dịch vụ với giá trị mỗi giao dịch dưới 20 triệu đồng, thì không phải qua ngân hàng. Nhưng nếu xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mỗi lần từ 200.000 đồng trở lên thì phải lập hóa đơn và khi đó lại bắt buộc phải đóng dấu theo quy định tại điều 4 về “Loại, hình thức và nội dung hóa đơn”, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14-5-2010 của Chính phủ “Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ” (đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17-1-2014).

 

Cuối cùng, nếu mỗi giao dịch chỉ dưới 200.000 đồng, thì khỏi cần xuất hóa đơn, nhưng doanh nghiệp cũng vẫn phải có sổ kế toán và vẫn buộc phải “đóng dấu giáp lai” vào sổ kế toán theo quy định tại khoản 2, điều 25 về “Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán”, Luật Kế toán.

 

Ngoài ra, hoạt động của một doanh nghiệp bình thường còn phải liên quan đến nhiều giao dịch phải đóng dấu khác. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không có con dấu thì đồng nghĩa với việc không được hoạt động hoặc làm gì cũng bất hợp pháp.

 

Thêm rắc rối và rủi ro

 

Khi nào tìm ra được một quy định cụ thể về việc đóng dấu như trên, thì sẽ khẳng định được rằng, phải có dấu và đóng dấu doanh nghiệp. Còn khi nào chưa tìm được quy định phải đóng dấu trong toàn bộ hàng vạn văn bản quy phạm pháp luật, thì sẽ không thể khẳng định được rằng không phải đóng dấu. Nhất là từ trước đến nay, việc pháp luật không quy định cụ thể văn bản nào phải đóng dấu thì không có nghĩa rằng nó không phải đóng, mà là đương nhiên phải đóng theo quy định chung của pháp luật về con dấu và văn thư.

 

Ngoài ra, trong các trường hợp bắt buộc phải đóng dấu, thì con dấu thế nào, việc đóng ra sao sẽ không còn theo quy định sẵn của pháp luật như trước nữa, mà theo điều lệ của doanh nghiệp. Vậy thì khách hàng, bạn hàng, ngân hàng, cơ quan chức năng... làm sao có thể nắm bắt hết được quy định nội bộ của từng doanh nghiệp để đánh giá rằng con dấu và việc đóng dấu nào đó là đúng hay không đúng? Chưa nói, trong thời gian các doanh nghiệp chưa quy định việc này trong điều lệ, thì chẳng có căn cứ nào để phân biệt đúng, sai.

 

Như vậy, quy định mới của Luật Doanh nghiệp về con dấu, không những chẳng tạo điều kiện thuận lợi, mà còn gây khó khăn hơn cho doanh nghiệp cũng như cả xã hội. Nếu giữ nguyên như cũ, thì rất ít xảy ra vướng mắc. Nếu bỏ hẳn việc bắt buộc phải đóng dấu thì sẽ càng đơn giản. Nhưng quy định đổi mới nửa chừng như hiện nay, thì mọi việc sẽ trở lên không rõ ràng và tạo ra nhiều sự phức tạp, rủi ro hơn.

 

Để khắc phục những bất cập trên, trong lúc chưa sửa đổi được luật, thì cần xem xét thực hiện ba giải pháp sau đây: Thứ nhất, khẳng định các trường hợp bắt buộc đóng dấu đối với doanh nghiệp cũng không nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ như quy định đối với các cơ quan nhà nước. Thứ hai, công bố danh mục những loại giấy tờ, giao dịch nào bắt buộc và không bắt buộc phải đóng dấu doanh nghiệp. Và thứ ba, quy định rõ, các bộ, ngành và địa phương không được ban hành văn bản mới quy định về việc phải đóng dấu đối với doanh nghiệp (tương tự như đối với việc ban hành điều kiện kinh doanh. Do vậy chỉ bao giờ không còn bất kỳ quy định nào yêu cầu doanh nghiệp phải đóng dấu, thì mới là bỏ con dấu bắt buộc.