Các điều cần lưu ý khi thành lập công ty

1. Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch đầu tư nơi dự định đặt trụ sở doanh nghiệp

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm:

– Đơn đăng ký kinh doanh lập theo mẫu (tên doanh nghiệp; địa chỉ trụ sở chính; ngành nghề kinh doanh; vốn điều lệ; địa chỉ của chi nhánh, văn phòng đại diện nếu có…

– Điều lệ công ty (áp dụng đối với công ty TNHH và công ty cổ phần, công ty hợp danh).

– Danh sách thành viên đối với công ty TNHH có từ 02 thành viên trở lên, danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần, danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, tên chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân.

Lưu ý: Tên doanh nghiệp phải được đặt theo đúng quy định (Điều 24 – Luật Doanh nghiệp). Ngành nghề đăng ký kinh doanh không được trùng với các ngành nghề Nhà nước cấm kinh doanh. Đối với một số ngành nghề pháp luật quy định phải có vốn pháp định (bảo hiểm, cho thuê tài chính…, bạn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền hoặc chứng chỉ hợp pháp chứng minh về số vốn của công ty. Đối với một số ngành nghề pháp luật quy định phải có chứng chỉ hành nghề, bạn phải có thêm bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của những người quản lý công ty.

Nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) tiếp nhận hồ sơ, trao Giấy biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả lời hồ sơ. Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng ĐKKD kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và trả lời cho bạn về tính hợp lệ của hồ sơ và các nội dung cần bổ sung, sửa đổi.

Lưu ý: Hồ sơ không hợp lệ là hồ sơ không đầy đủ các loại giấy tờ kể trên, hoặc nội dung khai không đúng và đủ theo quy định. Phòng ĐKKD không có quyền yêu cầu nộp thêm bất kỳ giấy tờ nào khác ngoài những giấy tờ nêu trên (trước đây cơ quan ĐKKD thường yêu cầu xuất trình cả các giấy xác nhận vốn, giấy tờ chứng minh trụ sở hợp pháp….

Bổ sung, sửa đổi hồ sơ:

Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, bạn phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn của Phòng ĐKKD. Sau khi hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD hẹn ngày để bạn (với tư cách là người đại diện theo pháp luật của công ty) đến ký vào Giấy chứng nhận ĐKKD.

Nhận giấy chứng nhận ĐKKD:

Sau khi ký vào Giấy chứng nhận ĐKKD, thông thường bạn phải chờ khoảng 7 ngày để Phòng ĐKKD đóng dấu vào bản gốc và trả Giấy chứng nhận ĐKKD cho bạn. Đến đây coi như bạn đã thành lập xong doanh nghiệp của mình. Theo quy định, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy chứng nhận ĐKKD trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bạn nộp đủ hồ sơ hợp lệ và đã nộp đủ lệ phí đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Trước khi ký vào Giấy chứng nhận ĐKKD, bạn cần kiểm tra cẩn thận các nội dung đã được Phòng ĐKKD ghi trên Giấy chứng nhận và có thể đề nghị sửa đổi, bổ sung các nội dung (nếu thấy cần thiết). 

2.  Khắc con dấu

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận ĐKKD, bạn đến cơ quan công an (Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc công an cấp tỉnh để xin cấp phép khắc dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu. Hồ sơ khắc dấu gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; chứng minh thư của người đến khắc dấu.

Trong thời hạn không quá 7 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan công an cấp Giấy phép khắc dấu và giới thiệu bạn đến cơ sở khắc dấu. Sau khi có Giấy phép khắc dấu, bạn đến cơ sở làm dịch vụ khắc dấu để ký hợp đồng khắc dấu. Con dấu khắc xong sẽ được chuyển về cơ quan công an chờ bạn đến nhận và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu.

Khi lựa chọn các mẫu dấu, bạn nên chọn loại dấu liền mực, và lựa chọn loại con dấu có chất lượng tốt

Bạn cần lưu giữ  cẩn thận các giấy tờ liên quan đến con dấu. Vì sẽ còn phải sử dụng khi bạn đăng ký làm lại con dấu. 

3. Đăng ký mã số thuế

Sau khi có con dấu, bạn đến Cục thuế cấp tỉnh xin mẫu hồ sơ đăng ký mã số thuế, làm hồ sơ và nộp tại Cục thuế. Cục thuế có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận mã số thuế trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ xin cấp mã số thuế.

Lưu ý: Nếu bạn không đăng ký mã số thuế trong thời hạn 1 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận ĐKKD thì được cơ quan ĐKKD có quyền thu hồi Giấy chứng nhận ĐKKD.

4. Đăng ký mã số xuất nhập khẩu

Trong trường hợp bạn có đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu, bạn phải đăng ký mã số xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính. Hồ sơ đăng ký gồm các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế; Giấy chứng nhận ĐKKD; Tờ khai đăng ký mã số xuất nhập khẩu. (bản sao). Trong thời hạn tối đa 3 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan hải quan nhận đủ giấy tờ hợp lệ, bạn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu.